こんにちは、タニーです。Shinさんの「 シンプルTODOリスト仕事術」という書籍を購入した経緯から、TODOリストについての記事を書いてきました。また、実際にTODOリストを使ってみて、どう感じたかについても書きました。

1つ目の記事を書いてから1ヶ月半くらいTODOリストを活用してみて、この本に書かれていないけどめちゃくちゃ重要なことに気づいたため、それを忘れないうちに書き留めておきます。

それは、TODOリストをどうやって管理していくかが重要だということです。

この本で言いたい事の簡単なおさらい

まずこの本で推奨しているTODOリストの活用方法をおさらいします。そんな事もう知ってるよ、というあなたはこの章を飛ばしてください。

簡単にまとめてしまうと、以下の内容になります(独断と偏見あります)。

  • やる事を思いついた時にポストイットに書いてモニターの周りに貼っていくやり方は効率悪いんじゃない?
  • 効率の悪いやり方やってたら時間なんていくらあっても足りないよ。
  • 効率よく仕事をするならTODOリストを活用しよう。
  • でも、ただリストを書き出すだけだと意味がないから、ちゃんとフレームワーク使って漏れなく書き出そうね。
  • 漏れなく書き出したら、あとは1日の工程表を作るよ。
  • 30分ごとにリストの内容を割り当てていって、無駄のない仕事をしようね。

ちなみにあくまでぼくの感想です。この本の本文にポストイットなんて単語出てきません。

この本で言っている最大の特徴は、ただやる事リストを書き出すだけではありません。自分が抱えている仕事に対して、完結するまでの具体的な作業内容を漏れなく書き出し、それを30分ごとの工程表に割り当てていくのです。

そのため、パソコンのディスプレイの周りに貼り付けたポストイットの中から、気分でやる事を選ぶなんて仕事の進め方はしません。

やるべきことに対して綿密に作業内容を洗い出し、それを計画的に終わらせていくという仕事の進め方に変えよう、と言っているのです。

この本の素晴らしい点はこのTODOリストを書き出すための汎用的な手法が明確に書かれていることです。精神論に走ることなく誰でも出来る手順になっているため、本を読んだらすぐに実践することができます。

もしあなたが読んでいないのであれば、一度読んでみる事をオススメします。

毎日どれくらいTODOリストのメンテナンスに割けばいいのか不明確

TODOリストを毎日の作業項目の洗い出しと工程表に使う事を考えると、TODOリストのメンテナンスが必要不可欠になります。

ぼくが実際にこの本を読んでTODOリストを作り運用を始めたのは3ヶ月くらいのプロジェクトの中盤でした。そのため、TODOリストをプロジェクトの進捗および作業内容の洗い出しと併用させて使っていました。

でも、そのプロジェクトも終わり、長期の仕事がなくなって2、3日で終わるような単発の仕事が増えてきました。そうすると、このTODOリストをどのようにメンテナンスするのかが問題となってきました。

やるべき事をポストイットに書いて貼るような方法と違い、毎日やるべき事をちゃんと書き出さないと、工程表の管理が出来ません。そのため、TODOリストを定期的にメンテナンスしないといけなくなります。

メンテナンスしないとポストイットと同じですからね。

ぼくの同僚で、独自にTODOリストを使って業務管理している人が居るのですが、彼はなんと毎日TODOリストをメンテナンスするのに2時間くらいかけます。

彼の口癖は、「作業を完璧に洗い出すことが、その後の仕事を楽にする。最初は時間がかかるかもしれないけど、後から楽になる」です。

確かにそうかもしれませんが、TODOリストのメンテナンスに時間がかかりすぎるため本来の業務を始めるのがかなり遅くなります。場合によっては午後からようやく仕事を始められるという日もあります。これでは効率が良いとは言えません。

そこで、具体的にどれくらいかけるべきか、検討してみたいと思います。

TODOリストのメンテナンスが必要になる状況

まずはどのようなシーンでメンテナンスが必要となるのかを考え、それぞれに必要なメンテナンス時間を考えていきます。

数ヶ月単位のプロジェクトが始まるとき

この時は「 シンプルTODOリスト仕事術」に書いてある通り、様々なフレームワークを利用して出来るだけTODOリストを書き出しましょう。

この際に実際に必要な時間は、可能な限り時間を掛けることが大切です。3ヶ月くらいのプロジェクトであれば最低でも3日、出来れば1週間くらいかけてTODOリストを洗い出したいところです。

それが出来れば、あとは日々の簡単なメンテナンスで済むはずです。

数週間から1ヶ月くらいのプロジェクトが始まるとき

全体の工数が少ないながらちゃんとTODOリストを洗いださないと後から苦しむことになるのが、これくらいの期間の仕事ではないでしょうか。

最初に時間を掛けすぎると納期がすぐに来てしまいます。そのため、TODOリストの洗いだしに時間を掛けれても2日くらいです。

そのため、全体のスケジュールや納品物の結論から、何をしないといけないのかをリスト化していく必要があります。

数日程度の仕事

最近ぼくが直面している問題はこの数日規模の仕事です。TODOリストに一言で書くには長すぎるし、作業内容を細分化するにはその時間が勿体無いと感じてしまう仕事です。

結論から言うと、作業内容を細分化しましょう。さらに、最大でも2時間までのタスクとして分けるべきです。

慣れないうちは、想像以上に時間がかかるでしょう。実際ぼくも愕然とするくらい時間がかかることがあります。

でも、それを初めにやっておくと仕事の抜け漏れに気づいたり、何かの人の作業が必要で、自分の作業はまだ必要じゃないなどと言ったことが見えてきます。

その数日規模の仕事のTODOリスト洗い出しは目標一件につき30分〜1時間で出来るようになりたいですね。仕事の規模にもよりますが、全体の工数のうち、5パーセント前後になるように考えていく必要があります。

当然、最初はうまくいかなくても、何度も繰り返していけばだんだんTODOリストを書き出すスピードが上がっていきます。

また、この規模の仕事であれば、週の初めに1週間分のTODOリスト作成をやった方が効率的です。何度もTODOリストのメンテナンスを行うと、それだけ注意力も散漫になります。

毎日の進捗管理はできれば1時間ごと

日々の進捗管理は可能であれば1時間ごとに行うと効果的です。1日の終わりにまとめてやろうとすると、結局何やったのか正しく把握できていないことが多いです(ぼくだけかもしれませんが)。

会議や集中していて忘れていた場合はそれらが終わったり気づいた時にすぐやるようにすれば、計画に対して順調かどうかすぐに把握することが出来ます。

方向修正によるTODOリストの修正は分かった時点で実施

仕事をしていて避けられないのが、進め方の方向性が変わった時です。やるべき仕事が変わったのなら、その時点でTODOリストのメンテナンスを実施しましょう。

不要なリストはやらなくなった事が分かるように塗り潰すなりして、新しいリストを足していきましょう。

この際に、プロジェクトの規模によって必要なだけ時間を掛けないといけません。時間がなくて適当にやってしまうと、その分後から辛い思いをするでしょう。

まとめ

「 シンプルTODOリスト仕事術」にTODOリストのメンテナンス時間の考え方を足す事で漏れのない最強のツールが出来上がると(ぼくは勝手に)思っています。

本を読むだけではそれが良いのか、自分に合っているのかといったことは分かりません。実際に運用してみて、何が合わないのかとどうしたら合うのかを考えてみると、素晴らしいツールになります。

是非あなたなりのツールを確立しましょう。

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