こんにちは、タニーです。仕事を精度良く回していくのは大変ですよね。1つだけの仕事であれば、ある程度調整も出来ますのでなんとかなることがほとんどですが、1度に複数の仕事をやらなければならないときは管理が大変です。

エクセルなどを使って、綿密なスケジュール管理を上手くこなすことができる人は正直凄いと思います。完全にぼくにはないスキルです。何で彼らはあんなにスムーズに管理できるのかいつまでたっても謎です。何度かコツを聞いたことがありますが、結局上手くできるようにはなりませんでした。

そんなぼくでも何とかなる簡易スケジュール管理の方法を紹介します。たったこれだけでも精度ある仕事が出来るようになります。

仕事の納期と完成度を把握する

そんなこと当たり前だろ!という罵声が飛んできそうな内容ですが、侮ってはいけません。その仕事、いつまでにどれくらいの完成度で仕上げれば良いのか分かりますか?

ぼくは最初、これが出来ていませんでした。仕事をどのレベルの完成度で終わらせれば良いのか把握せずに作業を始めて、本来概要が分かる程度の報告書を求められているのにも関わらず、詳細な報告書を作ってしまうなんてことがありました。

そうなると、当然上司が期待している期間で終わらすことが出来ず、怒られるなんてことになります。逆に詳細を求められているのに概要しか作っていなかった場合は、その場しのぎで誤魔化すことが出来ますが、誤魔化していることは完全に上司にバレています。

もし完成度がよく分からない場合は、時間を掛けても聞き出しましょう。その後の数時間、数日に影響しますので30分くらい掛けても問題ありません。

納期から逆算して終わらせる日を決める

納期に終わらせるんだから納期が終わらせる日だろ、と思うかもしれませんが、ここでの終わらせる日とはあなたが成果物を完成させる日です。その後、先輩や上司のチェックが入り、修正を行う必要があります

この上司のチェックというやつが曲者で、そのままで大丈夫なんて言ってもらえることはほぼありません。

天の声天の声

それはお前のスキルが足りないだけじゃないか?

このチェック→修正→チェック→修正という時間を必ず考慮する必要があります。そのために終わらせる日を決める必要があるのです。

ぼくは自分が終わらせる日をだいたい次のように決めています。

  • 2週間の仕事:納期の2日前
  • 3週間の仕事:納期の3日前
  • 1ヶ月の仕事:納期の1週間前
  • 2ヶ月の仕事:納期の2週間前

もちろんこの通りに上手く終わるとは限りませんが、これを意識するだけで仕事の進行が変わってきます。

やはり、ぼくは最初これが出来ずにギリギリまで報告書を作っていて、上司からの指摘を徹夜で修正していました。そんなやり方では報告書の内容にもミスがありますし、当然質も良くありません。

その結果、他の仕事の進捗にも影響しますし、何より上司からの評価も下がります。

項目出しを行う

具体的に何を行うのかを決めるため、どのような作業が必要になってくるのかの項目を決めます。ここで、非常に細かい内容まで落とし込む必要はありません。

あ、出来る人はもちろん落とし込みましょう。でもぼくみたいに計画を立てるのが苦手な人向けの内容ですので、細かいことは気にしないようにします。ここで細かくやればやるほど、ズボラな性格の人は長続きしません。

具体的には、作業を大まかに4つか5つくらいに分けます。例えば、仕様検討・図面作成・試作・試験・報告書作成という感じです。分けられたら、自分で行う内容なのか誰かが行う内容なのかを判断します。

さっきの例では、試作は外注でそれ以外は自分で行うとします。自分で行う作業はある程度時間の調整が可能ですが、外注すると指定した期間は必要となります。そのため、外注の間に並行して行える作業を見極めます。もちろん、厳密に行う必要はないですよ。あくまでざっくりとした検討です。

次にどこに時間を掛けるのかを決めます。すでに完成度のイメージはつかめていますので、詳細な報告書が必要な場合は報告書作成に時間を多く掛けましょう。試作品の精度が重要なら、仕様検討と図面作成に時間を掛けます。

納期までの時間から外注にかかる時間を引いた残りの時間を、必要なものに割り当てていきます。自分で行うものは4つですので、仕様検討20%、図面作成10%、試験30%、報告書40%といった具合です。

最後は完成までの線引きをする

仕事の割合が決まったら、あとはカレンダーに線を引いて見える化を行いましょう。この見える化が出来ないと、今どれくらいまで出来ていれば良いのか判断できません。逆にこれさえ出来れば、仕事の効率はめちゃくちゃ上がります。

ぼくは最初、このカレンダーへの線引きを頭の中だけで行なっていたため、この項目出しが全く機能しませんでした。自分では客観的に判断して考えているつもりでも、いつの間にか自分に都合の良いスケジュールに組み変わっており、痛い目を見ました。

こんなミスをしないために、是非はじめにカレンダーに書き出しましょう。そうすれば、いつ見ても同じスケジュールです。

使用するカレンダーはなんでも結構です。卓上カレンダーでも手帳でもエクセルでも構いません。使いやすいもので大丈夫です。ちなみに、ぼくはエクセルを使用しています。操作が楽なのが1番の理由です。

これでざっくりとしたスケジュールの完成です。複数個仕事がある場合このスケジュールを見ながら進めていけば、全体の流れが分かるようになります。

何度も繰り返しますが、これより詳細なスケジュールが組めるのなら組んだ方がもちろん良いです。もしスケジュールに遅れが出て、誰かにヘルプを頼みたいときに、どのような作業を頼んだらどれくらいの日数を減らすことができるのかがこの方法では分かりません。

でも最初から小難しく行なって挫折するよりも、慣れてきたら少しずつ細かくしていった方がよっぽど楽です。

まとめ

簡単なスケジュール管理の方法を紹介しました。ここでは項目が4つか5つくらいで、期間も非常に荒い内容ですが、これが出来るのと出来ないのでは大きな差が出ます。この荒いスケジュール作成に慣れてきたら、少しずつ項目を詳細にしていくとより精度が上がります

一通り納期まで終わったら、スケジュールと実際を比較して、予想通り終わったのか終わらなかったのか、終わらなかったのなら何で終わらなかったのかを振り返ると、次に活かすことが出来ますよ。

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