こんにちは、タニーです。あなたは人前でパワーポイントなどの資料を使用して説明することは得意ですか?ぼくはとにかく苦手で、なるべくオフィスにこもって仕事をしていたい派です。そんなぼくがプリセールをすることになりました。

ぼくはあくまでも技術職で営業ではありません。そのため、ぼくが関わる範囲のプリセールとは、まだ自社の製品を買っていない人たちに技術的な観点から特長を説明すること、相手が今抱えている問題に対してどうすれば解決できそうかディスカッションするといった内容です。そこで自社の製品ならこんな感じで解決できそうです、といった方向に話を持っていきます。

技術的な観点から特長を説明することは、プレゼン用のパワーポイントが存在しますのでそれを使いますが、毎回手応えがなくどう説明すればいいのか悩んでいました。

そんなとき、最近転職してきたできる同僚が、コツを教えてくれたので(半分以上説教と呆れてる感がありましたが……)そのコツを忘れないように残しておきたいと思います。これまでこのようなことは頭の中だけで行なっていましたが、この方法を使えばもっと楽に進めらます

説明することを書き出す

たったそれだけと思うかもしれませんが、たったこれだけで劇的に変わります。いやいや、そんなのパワーポイントのコメント欄に入力してるよって思うかもしれませんが、ここで書き出すことはそのコメント欄とは異なります。

もしあなたが簡潔かつ誰もを魅了できるような資料をお持ちでしたらこれ以上読む必要はありません。その資料を理解することに時間を使って頂いた方がよっぽど有意義です。

天の声天の声

たまにめちゃくちゃ面白いプレゼンあるな

でもぼくの会社の資料のように、最初から最後まで説明しようとすると1時間を越えるような資料を使わなければならない場合は有効な方法です。

まず、エクセルやワードまたはそれ同等のソフトを使い、各ページごとに大事なことや絶対に言わなければならないことを自分の言葉で箇条書きにしていきます。ここで、書き出す量は気にしません。思いつくまま書いていきます。特に誰かが作ったパワーポイントだと、コメント欄の説明文が不足していたり、趣旨と違っていたりします。

そのような場合、どうしても自分で補って説明しなくてはいけません。そういったことも含めて、全て書き出します。おそらく膨大な量になったでしょう。それをそのまま読んでいくだけで、1時間くらいかかるのではないでしょうか。

次に、その箇条書きのリストから各ページで絶対に説明しなければならないことを1つだけピックアップします。どうしても複数個ある場合は、最大でも3つまでにします。エクセルやワードなどを使っていますので、文字を赤くするなどで簡単にピックアップできます。

それではさらに、その資料全体から絶対に伝えたいことをピックアップしてフォントを大きくします。絶対に伝えたいことは資料によって異なります。例えば概要を説明する資料の場合は同業他社の製品と比べて何が優れているのか、機能に特化した資料の場合はその機能でどんな凄いことが実現できるのかなどといったことです。

ここで気をつけなければならないことは、絶対に説明しなければならないことは、相手によって異なるということです。自動車関連の会社に家電業界の動向を説明しても意味ありません。そのため、この赤字にする作業は相手の会社または業界ごとに作成しましょう。

そんな悠長なことできない!明日必要だ!と言う場合は、必要なスライドだけ行いましょう。例えば、会社紹介や会社の歴史ってあまり重要ではないですよね。ホームページ見れば載っているような内容がほとんどです。

天の声天の声

会社紹介を10分以上してる人いるけど誰か聞いてるのか?

でも時間があるときに必ず全部やりましょう。会社の歴史も案外捨てたものではありません。例えばトヨタ・フォード・BMWが導入!なんて記述があれば、それだけでインパクトがあります。

また、余裕があれば想定される質問とその回答も準備しておきましょう。ここは社内で多くの人に見てもらうことでQ&Aの質を上げることができます。やはり客観的な意見は重要です。

次は実践

言うべきことが決まったら、あとは実践しましょう。カンペは既に出来上がっていますので、それを暗記しておいてスライドや相手を見ながら説明していきます。

緊張しても慣れれば大丈夫です。ぼくも最初めちゃくちゃ緊張して声が震えていました。家帰りたい……って本当に思いました。でも数をこなしているうちに慣れてきて、相手の反応を見ながら説明できるようになりました。

ここで必要なことは、自分が必要だと思った説明に対してどこまで食いついてくれるのかを見ることです。どのような質問をされるのか、理解できた上での質問なのか、理解できなかったことによる質問なのかも観察しましょう。

最初はアピールしたいことと全く関係ないことも聞かれるでしょう。でもそれで良いんです。むしろそれが大事です。自分が言いたいことと相手が知りたいことの差がわかればOKです。それを集めることでより精度の高いプレゼン資料が出来上がります。

最後は反省会

これは別に酒飲みながら愚痴を言い合うことではありません。ここでの反省という言葉にはネガティブなイメージはありません。良かった点と悪かった点を客観的に評価することを指します。

これは絶対に行いましょう。

きっと赤字にしていないようなものや、説明する気もなかったような些細なことが質問に上がったりするはずです。それらをすべて追加していきましょう。あとは繰り返し行うだけです。

何度も繰り返すうちに、必要なものと不要なものが見えてきます。やはり一度だけでは、そのお客さんしか気にならないようなものかもしれませんが、何度も聞かれることはどのお客さんも興味を持っていることです。

繰り返していくうちに、赤字にした説明は変わっていくはずですし、新しい説明が増えていくはずです。変われば変わるほど精度が上がっていきますので、積極的に変えていきましょう。やはり、他人が作った言葉よりも自分で作った言葉の方が説明もしやすいですし、説得力も上がります。それにより、プレゼン資料とプレゼン能力が劇的に良くなります

おまけ:余裕があれば営業の意見も聞こう

説明後、余裕があれば営業の人や同行した人にどこが良くてどこが悪かったのか聞きましょう。彼らは彼らなりの主観で資料を見てくれています。

実はここがイマイチ分からなかったんだけど……なんて言ってもらえれば、さらに改善できるチャンスです。それは資料が悪いかもしれませんし、説明が悪いかもしれません。どちらにせよ、次に活かすことが出来るはずです。

まとめ

もしあなたが技術職でこれまで仕事をしてきたのに、急に技術営業をすることになったら戸惑うと思います。ぼくも最初は分からないことだらけで、頭真っ白になりながら説明していました。しかも、始めたばかりは失敗を次に活かすことが出来ず、同じように失敗を繰り返していました。

ここに書いた内容をすべて頭の中だけで行おうとしていたため、説明が足りないことがたくさんあり、ちゃんと出来たと思えるまでとても遠回りしていました。これを最初から行なっていれば、今どれだけのレベルになれたんだろうと思います。

例え技術職でもプレゼン能力はあって困ることはありません。是非ぼくのようなミスをせずにどんどんレベルを上げていってください。

スポンサーリンク