こんにちは、タニーです。報連相出来てますか?つい軽視されがちな報連相が出来ると、簡単に上司からの評価を得ることが出来ます。しかも仕事も円滑に進められることができるのでオススメです。特に納期の決まっている仕事では抜群の成果を出すことが出来ます。

ちなみにぼくは報連相が嫌いです(笑)。ズボラな性格のため、連絡を忘れるなんてしょっちゅうあります。それでも仕事を円滑に進めることが出来るのは、この報連相のツボを押さえているからだと思います。

1番ダメなのは、この報連相という言葉に囚われて、無駄なことをする事です。時間のない上司と円滑にコミュニケーションを取るためにどうしたら良いかという方法を説明していきます。

1番大事なことは連絡

この報連相の中でぼくが1番大事にしている事は連絡です。その前にそれぞれの言葉の定義は人により異なると思いますので、ぼくなりの定義をしておきます。

  • 報告:節目節目でミーティングなどを設定して状況を伝える事(例、中間報告や最終報告など)。数時間単位の上司のまとまった時間が必要となる。
  • 相談:仕事を進めていくうちに分からないことや、うまくいっていないことを質問して解決のヒントを貰う事。ある程度上司の時間が必要となる。
  • 連絡:報告、相談以外の確認事項や、情報共有。上司の時間はほとんど必要としない。

この中で、なぜ連絡が1番大事になるのでしょうか。

天の声天の声

これだと連絡が最も要らなさそうだな

それは、連絡が時間を掛けずに済むからです。上司の立場から見ると、報告や相談をしたいと言われたら時間がかかりそうだという考えを持ちます。

時間のない中で、急にスケジュールを空けることは難しいものです。そうなると、「ちょっと後にしてくれ」なんて言われて後回しになり、相談したくても出来ないなんて事になります。

もちろん連絡と言いつつ30分も長々と話していると、上司からの扱いもだんだん悪くなるでしょう。連絡は必要最小限の時間にしましょう。例えば会議室に向かう途中の移動時間だったり、喫煙所でバッタリ会った時の立ち話だったりなどで済ませます。

連絡の具体例はこれ

具体的に短時間で連絡を済ませるにはどうしたら良いでしょうか。これは、要点のみを一言で言うに限ります。ぼくの場合、以下のような言い方を心掛けています。

順調な場合

  • ◯◯プロジェクトの件ですが、スケジュール通り進んでいて問題ありません。
  • ◯◯プロジェクトの件ですが、スケジュールより少し遅れていますが、あとは簡単な作業だけなので納期前に終わりそうです。

特に問題がなければ、上司も深く気にしないでしょう。「そうか、その調子で進めてくれ」、なんて言われて話は終わりです。もしかすると、別の急ぎの仕事を頼まれるかもしれませんが。

問題があるが解決しそうな場合

  • ××プロジェクトの性能ですが、試験でNGが出てスケジュールが遅れそうです。ただ、山田さんが詳しいと聞いたので、相談する予定です。
  • ××プロジェクトの仕様検討で性能を満足できません。過去事例を調べる予定です。

ここでのポイントは問題があるけど解決できそうな場合です。その場合、今後どんな行動をするのかも同時に伝える事です。上司から見てその行動が正しければあまりコメントもないでしょう。

もしあなたの行動よりも良い手を知っていたら、「そのことは△△の文献に載っているぞ」といったアドバイスをくれるかもしれません。もし、アドバイスの意味がよく分からなければ、こんな感じで返しています。「その件についてもう少し詳しく教えてください。明日空いている時間はありますか?」これによって上司も時間を作りやすくなります。

もし上司が忙しくて時間を空けれないなら、誰に聞いたら良いかなどのさらなるアドバイスをくれるでしょう。

問題があって行き詰まりそうな場合

  • ●●プロジェクトの製造行程で大量にNGが出ました。相談したいので明日空いている時間を教えてください。

納期との相談にはなりますが、ここでもすぐに相談せず相談の日程を決める連絡をします。これにより、上司も何の話か分かりますので準備できますし、どれくらい時間がかかりそうか読めます。

このとき、ぼくはつい忘れがちになりますが、もう一歩踏み込んで相談内容を伝える努力をしています。顧客への納品物の相談なのか、納期が少し遅れそうな相談なのか、それとも暫定的な対策案についての相談か、恒久的な対策案の相談か、これらを伝えることで上司も動きやすくなるでしょう。

報告の位置づけ

残りの報告に重要性は全くありません。そもそも最初に計画を立てる時点で、中間報告や最終報告、顧客への報告会の日程が決まるはずです。そこで状況を外部の人(管理職や他部署の人、お客さんなど)に状況をアピールする事だけが目的です。

この報告会で、「問題があって上手くいっていません。どうしたら良いでしょうか。」なんて上司に相談を始めることだけはやめて下さいね。周りからは、「そゆなこと事前に終わらせておけ」なんて思われて、全く無駄な時間を過ごすだけです。

そもそも報連相は必要?

これは世間でも色々言われています。報連相なんてもう古いだとか、こんなこと不要だなど。

以前、上司がマネージャー研修に行ったとき、こんなことを言っていました。
「部下のマネジメントに報連相が必要だってめちゃくちゃ言われた」

また、ぼくが新卒で入社した会社も新入社員研修で報連相の大切さを半日くらい言われた気がします。この報連相が個人的に嫌いでもやりたくなくても、会社がその利用を推進して啓蒙している時点で、やらないと評価に響きます。

報連相なんてしなくても誰もが文句を言えないほど素晴らしい成果を出し続ける化け物のようなサラリーマン(褒め言葉です)だったら大丈夫でしょうが、ぼくのような一般サラリーマンが会社に反発するとどうなるかはご想像の通りです。

報連相なんて嫌いだし意味がない、なんて言いながら何もしない部下と、報連相を嫌っていながらもしっかり実施できる部下だったらどちらがよく思われるのか、をぼくは意識しながら働いています。

報連相は部下が上司に自発的に行うもの

報連相の基本はあくまでも部下から上司へ自発的に行う行動だと思っています。世間では、行き過ぎた管理を行う会社もあるようで、報連相用の定型レポートを作成するなんて会社もあるようです。

天の声天の声

本当か?と思うけどな

上から下へ強制する報連相は全く意味がありません。これはあくまでも部下が自分の仕事をスムーズに進めるために、上司と行うコミュニケーションの1つです。

上司から、今どうなっているんだ?と聞かれたら連絡が足りていない状況です。その場合は頻度を上げて連絡を行なって行きましょう。

まとめ

報連相の型にとらわれる必要はありません。要は上司へ状況を伝えて、問題があったら相談できるような環境さえ整えれれば、十分報連相は出来ています。

報連相を確実に行うことで、仕事をスムーズに進めながら上司へのアピールも行いましょう。

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