必要な情報を一か所にまとめるとめちゃくちゃ仕事が捗る

こんにちは、タニーです。分からないことを調べたはずなのに、その調べた内容をどこにしまったか全く思い出せない。そんな経験はありませんか?

これがそこまで重要なことでなければ、後で思い出せばいいかで済みますが、仕事などで重要かつ緊急の場合だと本当に焦ります。しかも大事なことに限ってなかなか見つからないものです。

ぼくは何だか最近、思い出せないことが増えてきた気がします。思い出せそうで思い出せないことってとても気持ち悪いですよね。これをやれば簡単に解決する方法を紹介します。

情報を一か所にまとめる

なんだそんな簡単なことか、って思うかもしれません。でも実際に出来ていない人が多いんです。これが出来ると仕事だけじゃなく、私生活でも捗るでしょう。

大事な情報をどこかに保存したはずなのに、その保存先が見つからない。いつも入れてるフォルダの中もごちゃごちゃしていて、どの階層かよく分からない。ついでにたまにデータを保存する先を見てみたけどやっぱり見つからない。実は普段使わないフォルダの中にありました。

実際、自分でもそんなことを繰り返して来ましたし、そんなことを繰り返している人たちとも仕事をしてきました。結局、一か所にまとめきれていないことが原因です。

情報は積極的に忘れるべきだという記事を書きましたが、これを実現するためにも、一か所にまとめる癖をつけましょう。情報をまとめられることが、情報をすぐに引き出せることに繋がります。

必要なことはたった3つの手順

分からないことや気になったことは、あらかじめインターネットや参考書、資料で調べておきます。目ぼしい情報が見つかったら、出力やスキャンを行いPDFファイルに変換してパソコンの中に保存します。

保存する際に以下の3点だけを気をつけてください。

  • 情報格納用のディレクトリを1つだけ作り、サブディレクトリのルールを決める
  • 一つのPDFファイルに格納する情報はなるべく少なくする
  • ファイル名と内容をリンクさせる

それぞれの項目の詳細は次の通りです。

情報格納用のディレクトリを1つだけ作り、その中のディレクトリのルールを決める

保存するディレクトリは必ず1つに統一します。その中に乱雑にファイルを置くと、後で見たときに混乱するので、さらにディレクトリを作成しますが、その分類のルールを決めます。ディレクトリ名を細かくすると余計混乱しますので注意が必要です。

例えば、国語、算数、理科、社会くらいの分類が適切だと思います。

一つのPDFファイルに格納する情報はなるべく少なくする

あまりにも情報量が多いと、どのファイルに何の情報が含まれているか分からなくなるからです。

例えば、魚の調理方法を調べた結果をファイル化するとします。この中に、魚のさばき方や下ごしらえの方法、ここの魚の調理例まで含まれた、100ページくらいのファイルになりました。

この中からブリ大根を調べようとしたときにどれだけ時間が掛かるでしょうか。検索するにしても、「ぶり」なのか「ブリ」なのか「鰤」なのかで結果が変わります。そもそもブリ大根の情報が入っているかどうかすら分かりません。

そのため、1つのファイルに1つの情報だけを格納するようにしましょう。

フォルダ名やファイル名と内容をリンクさせる

フォルダ名やファイル名を見たら内容が想像できるものにしましょう。

「料理」というディレクトリの中に「魚料理」というディレクトリを作り、その中に「さばき方」、「下ごしらえ」、「ブリ大根」といった名前のファイルで保存していきます。

まとめ

情報の格納が完成したら、あとはこれを活用するだけです。知りたいことがあったら、まずこのディレクトリを調べます。見つからない場合はインターネットなどで調べて、見つかったらこのディレクトリに追加しましょう。

初めは慣れるまで時間が掛かるかもしれませんが、情報量が増えるに従ってとても使いやすい自分だけの忘備録となるでしょう。

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